Anvendelse af underleverandører
Det er meget sædvanligt at anvende underleverandører, og særligt i håndværksbranchen sker det ofte, da opgaver løses på tværs af forskellige fagområder. Men også i en række andre brancher anvendes underleverandører.
Men det er ikke alle underleverandørerne som overholder alle gældende moms- og skatteregler. Det kan derfor blive dyrt for din virksomhed, hvis du anvender ”de forkerte” underleverandører.
Hvis din virksomhed anvender underleverandører, som ikke overholder gældende moms- og skatteregler, vil din virksomhed således kunne blive nægtet fradrag for såvel købsmoms som fradrag for selve udgiften. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, at anvende ”de rigtige” underleverandører, og at din virksomhed kan dokumentere at have foretaget en række tiltage for at undgå at blive en del af moms- og skattesvindel.
Nedenfor er givet eksempler på forhold din virksomhed bør undersøge og være opmærksom på, når der anvendes underleverandører i din virksomhed.
Skriftlig aftale
Vi anbefaler altid at din virksomhed udarbejder en skriftlig aftale med de underleverandører som anvendes. En god skriftlig aftale kan minimere risikoen og samtidig indeholde en række bestemmelser, som tager højde for en række af nedenstående øvrige forhold.
Ændring af bankkontonummer, navn eller cvr.nummer
Hvis din virksomheds underleverandører skifter bankkontonummer, navn eller cvr.nummer skal man være særlig opmærksom. Det kan i disse tilfælde være en god idé at kontakte underleverandørens bank for at få bekræftet at bankkontoen tilhører den pågældende underleverandør. Ved skift af navn og/eller adresse kan det være en god idé at møde virksomhedens indehaver, eller besøge virksomhedsadressen.
Meget lave priser
Hvis din virksomhed får tilbudt en pris, som er væsentligt lavere end konkurrenternes, kan det eventuelt hænge sammen med, at underleverandøren muligvis snyder med moms og skat (f.eks. aflønner ved sort arbejde). Vær derfor skeptisk hvis prisen er urealistisk lav.
Opfylder de modtagne fakturaer kravene til en faktura
Der gælder faktisk en række krav til hvilke oplysninger der skal fremgå af en faktura. Du bør altid kontrollere at de fakturaer din virksomhed modtager, lever op til disse fakturakrav.
Betal digitalt
Din virksomhed bør betale alle leverandører via bankoverførsler, så du kan dokumentere, at din virksomhed har betalt, og hvor meget der er betalt for de ydelser, virksomheden har købt. Betaler du kontant, kan din virksomhed i mange tilfælde ikke få fradrag for udgiften.
Tjek at din underleverandør er registreret for moms
Det er en RIGTIG god idé at din virksomhed løbende kontrollerer at dine underleverandører er registreret for moms. Der bør gøres løbende og det er vigtigt at din virksomhed gemmer dokumentationen for at det er kontrolleret. Selvom du har kontrolleret det ved indgåelsen af samarbejdet, skal det fortsat løbende kontrolleres, at underleverandøren er registreret for moms.
Du kan tjekke det på skat.dk
Identifikation af både leverandøren og underleverandørens ansatte
Det kan virke voldsomt, men din virksomhed bør få oplyst identiteten på den person, der repræsenterer leverandøren. Samtidig bør du også stille krav om at få oplyst identiteten på de ansatte, som underleverandøren anvender, når de arbejder for din virksomhed. Underleverandøren bør tillige til enhver tid kunne dokumentere indberetning til Skattestyrelsens e-Indkomstregister om samtlige ansatte. På den måde kan du være sikker på, at leverandøren har indberettet lønoplysninger om bl.a. am-bidrag og A-skat på de ansatte, der rent faktisk udfører arbejdet for din virksomhed.
På skat.dk kan din virksomhed selv tjekke, om din leverandør er registreret som arbejdsgiver.
Vær opmærksom hvis din underleverandør udliciterer opgaven til en anden underleverandør
Din virksomhed bør også være særlig opmærksom, hvis din underleverandør udliciterer opgaven til en anden underleverandør. Det er en god idé at få indarbejdet i aftalen med din virksomheds underleverandør, at de ikke må udlicitere opgaven til en anden underleverandør uden din godkendelse.
Undersøg din underleverandør
Det er altid en god idé at din virksomhed undersøger forholdene hos de underleverandører som anvendes. Det kan være en god idé at gennemgå underleverandørens seneste regnskab, tjekke om kapital- og finansieringsforhold virker realistiske til at drive en forretning og hvem der sidder i ledelsen, ligesom det kan være en rigtig god idé at bede om dokumentation for f.eks. afregning af moms og A-skatter.
Udenlandske underleverandører
Der gælder særlige moms- og skatteregler, hvis din virksomhed køber ydelser af en udenlandsk virksomhed. I det omfang du anvender udenlandske underleverandører, er der således en række yderligere forhold din virksomhed skal være opmærksom på.
På skat.dk kan du få gode råd om anvendelse af udenlandske underleverandører, og du er også velkommen til at kontakte os.
Afslutning
Det ses ofte at vores kunder anvender underleverandører, men kun de færreste ved, hvad der reelt kræves for at undgå at blive involveret i svindel med skat og moms.
Ovenfor er givet en række gode råd til at undgå at blive ”ufrivilligt” involveret i svindel, som i værste fald få betydelige økonomiske konsekvenser for din virksomhed, hvis du mister retten til at afløfte moms eller fratrække udgifter til underleverandører.
Det er mange krav, men det vi anbefaler at din virksomhed er opmærksom på ovenstående og sørger for at foretage de nødvendige kontroller og ikke mindst kan dokumentere at de er udført. Det er det bedste måde at undgå at Skattestyrelsen nægter din virksomhed fradrag for moms og skattefradrag for køb fra en underleverandør.
Har du spørgsmål til ovenstående eller brug for sparring til at få gennemført ovenstående kontroller, står vi gerne til rådighed, ligesom vi også står til rådighed for drøftelse af indholdet af de aftaler der bør foreligge med din virksomheds væsentligste underleverandører.